Código de etica
Introducción
Los empleados del CONSORCIO MORENO TAFURT S.A y las demás sociedades mediante las cuales desarrollamos nuestros proyectos, actuarán siempre en cumplimiento de los valores corporativos de confianza, autenticidad, creatividad y trabajo en equipo.
Este Código de Ética constituye una guía de comportamiento de todas aquellas personas vinculadas con la organización y es igualmente aplicable a todos los empleados que hacen parte.
Aspectos generales:
1) Todos los empleados estarán obligados a cumplir las disposiciones legales y las políticas fijadas por la empresa.
2) Todos los negocios y actividades que se realicen en nombre de la empresa, estarán regidos por la ley, y entre otros, por los principios éticos establecidos en el presente código.
3) El incumplimiento de lo aquí contenido será considerado una violación grave a las obligaciones derivadas del contrato de trabajo.
4) Para la elaboración y divulgación del presente código, se ha conformado un Comité de Ética conformado por los integrantes del Comité Alta Dirección, el cual esta integrad por los líderes de proceso. Este comité podrá reunirse en caso de que así lo amerite, para analizar, investigar y resolver situaciones relacionadas con un conflicto de interés o en general con conductas contrarias a la ética corporativa.
Deberes
Todos los empleados tienen el compromiso de tomar las acciones necesarias para proteger y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa e informar oportunamente sobre cualquier procedimiento o situación que atente contra la transparencia de alguna de sus actividades laborales. Así, los empleados se comprometen a:
a) Actuar, en todo momento, de buena fe, con la debida diligencia, lealtad y cuidado, procurando siempre que sus
decisiones se tomen conforme a la ley y los intereses de la empresa.
b) No realizar acciones tendientes a obligar, manipular, distorsionar o influenciar fraudulentamente a quien tenga a su cargo funciones de cualquier índole para la empresa.
c) Comunicar oportunamente a los superiores todo hecho o irregularidad por parte de otro empleado, o de un tercero, que afecte o pueda afectar los intereses de la empresa.
d) Mantener la mayor objetividad, independencia y conocimiento en la toma de decisiones.
e) argumentar sus decisiones en criterios objetivos y tales decisiones no deben estar influenciadas por factores como regalos, donaciones o pagos tendientes a obtener resultados para ellos y/o miembros de su familia.
f) Abstenerse de participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley o a los intereses de la empresa, con los cuales se pueda perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o poner en riesgo la reputación de la empresa.
g) Abstenerse de otorgar rebajas, descuentos, tasas preferenciales, disminuciones o exenciones de cualquier tipo, fundados en razones de amistad o parentesco o que no correspondan a políticas comerciales de la empresa.
h) Hacer uso adecuado de las instalaciones de la empresa tanto durante el horario laboral como por fuera del mismo, dando cumplimiento a los valores corporativos.
i) Al usar dispositivos de la empresa, está prohibido crear, ver, almacenar, solicitar o distribuir cualquier material de naturaleza ofensiva, ilegal o inapropiada. Esto incluye materiales intimidantes, amenazantes, abusivos, discriminadores o sexualmente explícitos.
j) No se podrán realizar actividades políticas en instalaciones de la empresa, utilizar recursos de empresa para dichas actividades o participar en ellas durante el horario laboral.
Prácticas laborales
3.1. Relaciones con proveedores y contratistas
a) No se realizarán negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento de un comportamiento social y/o empresarial contrario a las leyes, la ética y las buenas costumbres o que se encuentren cuestionados legal o reputacionalmente.
b) Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.
c) Se seleccionará rigurosamente a los proveedores de la empresa, según su desempeño ético, social, económico y ambiental.
3.2. Regalos, comisiones e invitaciones
Como política general, no se fomenta la práctica de dar o recibir regalos, especialmente con clientes, proveedores y/o contratistas. Los empleados del CONSORCIO MORENO TAFURT S.A y sus demás sociedades, no podrán recibir dinero, comisiones, invitaciones u obsequios que puedan inclinarlos a tomar una decisión parcializada y se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones:
1) Se permitirá realizar o aceptar atenciones sociales normales dentro del giro de los negocios, siempre que las mismas no superen el valor máximo de medio un salario mínimo legal mensual vigente y no tengan el propósito de influir en la decisión relacionada con las funciones del cargo del empleado.
2) En caso de que un cliente, proveedor, contratista o tercero pretenda dar a un empleado comisiones, regalos o cualquier otro tipo de reconocimiento, que no comprometan o influencien decisión o colaboración alguna por parte del empleado, debe darse a conocer al superior inmediato y al comité de ética a la Gerencia que a su vez, decidirán si puede ser aceptado o deberá ser devuelto a la persona que lo envió u ofreció.
3) Será aceptado que los empleados efectúen o reciban atenciones de costos moderados, tales como artículos publicitarios, comidas de negocios o invitaciones a actividades sociales, culturales o deportivas, siempre que las mismas sean beneficiosas para un objetivo empresarial definido. En ningún caso se podrá recibir dinero en efectivo
4) Los empleados no podrán ofrecer dinero o cualquier ventaja económica directa o indirecta a terceros, para la obtención de un negocio, concesión u operación particular; ni aprovechar su posición, para obtener beneficios personales o familiares.
5) Ningún colaborador del área comercial podrá recibir comisiones, regalos o invitaciones por parte de un cliente para la reventa de un inmueble ni podrán recibir por ningún motivo, salvo autorización de la Gerencia, dinero en efectivo como parte de pago de un inmueble.
4. Confidencialidad y manejo de la información
Los empleados del CONSORCIO MORENO TAFURT S.A y sus demás sociedades, mantendrán la debida reserva y protegerán, en todo momento, los documentos de trabajo y la información confidencial que está a su cuidado. En este sentido:
a. No comentarán temas relacionados con los negocios de la empresa, con personal ajeno a ésta, incluyendo a amigos y parientes.
b. Se abstendrán de dar información sobre proyectos que les hayan sido asignados y de los cuales se haya solicitado reserva por parte de la empresa, incluso con otros empleados.
c. No compartirán datos e información personal de empleados, clientes, contratistas, proveedores o terceros; especialmente la relacionada con salarios y aspectos económicos, a la que se tenga acceso con ocasión de sus funciones, salvo solicitud expresa del titular de la información o autorización de la empresa y el titular.
Adicionalmente, no harán uso de la información consignada en la base de datos de clientes, contratistas, proveedores, empleados o terceros para fines personales o para beneficiar a un tercero o entidad sin autorización de la empresa.
d. No copiarán, distribuirán o transferirán electrónicamente o por cualquier otro medio, programas, archivos, software o manuales de propiedad o bajo licencia de la empresa, sin previa autorización.
e. Los sistemas de cómputo personales deberán estar protegidos con contraseñas que impidan a las personas no autorizadas el acceso a la información y las mismas no deben ser divulgadas.
f. Cualquier tipo de información que deba ser ingresada, actualizada y/o modificada en los sistemas de información de la empresa por parte de los empleados, con ocasión de sus funciones, deberá coincidir con la realidad y ajustarse a las políticas de la empresa.
g. Cuando autoridades gubernamentales o entes de control soliciten información confidencial, podrá ser proporcionada únicamente si la solicitud se realiza por escrito, cumple con los requisitos legales correspondientes y es aprobada por la Gerencia, el departamento jurídico o el personal que tenga pleno conocimiento de la solicitud.
5. Conflictos de interés
Se considera conflicto de interés, cualquier situación en la cual una persona enfrenta sus intereses personales con los de la empresa en actividades laborales, personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, clientes u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia de cualquier decisión.
Así, los empleados de CONSORCIO MORENO TAFURT S.A y sus demás sociedades, deberán ser cuidadosos en el manejo de cualquiera de estos eventos, describiendo la situación de manera completa y detallada y suministrando a su jefe inmediato toda la información que sea relevante para la toma de la respectiva decisión, quien determinará el manejo que debe darse al mismo. En caso de que el superior del empleado lo considere, el conflicto de interés será dado a conocer al Comité de Ética y en último recurso a la Gerencia.
6. Canal de información y comunicación
CONSORCIO MORENO TAFURT S.A ha establecido como canal de información y comunicación en materia ética la Línea Ética, medio disponible a todos los empleados y terceros a través del correo electrónico lineaetica@morenotafurt.com y mediante la página web morenotafurt.com.
Cuando se detecten hechos o irregularidades cometidas por empleados o por terceros, que afecten o pudieran llegar a afectar los intereses de la empresa, los empleados deberán comunicar oportunamente a sus superiores jerárquicos tal situación. Cuando lo anterior no sea posible o cuando el empleado prefiera conservar su anonimato, deberá reportar la irregularidad a través de la Línea Ética, herramienta que ha sido implementada por la empresa para tal fin.
La empresa se compromete a investigar de manera completa, oportuna y confidencial los hechos denunciados, con el fin de tomar las acciones a que haya lugar en cada caso, contra las personas o entidades responsables de los actos incorrectos, sin consideración a su cargo o nivel. El resultado de la investigación será trasladado a las instancias pertinentes internas, para que se tomen las acciones que correspondan, incluyendo el despido, las denuncias a las autoridades cuando sea del caso, y la indemnización de los daños y perjuicios a través de los procesos legales respectivos.
Las investigaciones garantizarán, en todo caso, el derecho a la defensa, al debido proceso y las demás garantías legales y constitucionales.
7. Medidas sancionatorias
La omisión o incumplimiento de las directrices del presente código de ética constituirá una violación del contrato de trabajo con la empresa y conllevará la aplicación de sanciones que pueden implicar incluso la terminación de la relación laboral o comercial. Adicionalmente, y dado a las potenciales consecuencias legales y reputaciones, puede implicar multas, sanciones administrativas o penales.
En caso de un trabajador oculte o difunda información sensible de la empresa o resultados de la debida diligencia, el comité de ética tomara medidas sancionatorias con los implicados y será trasladado a proceso disciplinario por parte de gestión humana.
En caso de que la empresa se vea afectada reputacionalmente por una operación sospechosa de un proveedor o un cliente, se terminara inmediatamente la relación comercial de manera indefinida e irrevocable y se iniciara el debido proceso legal.
8. Disposiciones finales
Los anteriores, son lineamientos generales que permiten evaluar gran parte de las situaciones a las que se podría enfrentar un empleado de CONSORCIO MORENO TAFURT S.A y sus demás sociedades, pero no detallan necesariamente todos los problemas que pueden surgir en su día a día. De este modo, eventualmente, podrán surgir dudas sobre cuál es la conducta más correcta a ser adoptada.
Así, ante la falta de normas expresas que reglamenten una materia o asunto particular, se actuará de manera tal que no se tomen decisiones contrarias a la ley y a los intereses de la empresa. El sano criterio, la experiencia, el conocimiento y la buena fe, son elementos que deben sustentar todo acto o determinación de parte de los empleados.
En caso de que se llegue a presentar una decisión o situación difícil que tenga relación con los principios éticos de la empresa, el empleado deberá recurrir a su jefe inmediato y de ser necesario al Comité de Ética con el fin de encontrar una solución que se ajuste a los lineamientos del presente código.
